Há pessoas altamente produtivas. Não é algo inato, mas você pode “treinar”. Apenas precisa ter claro alguns pontos de vista e formas de pensar que rapidamente devem ser colocados em prática. Abaixo um resumo com 12 pontos dos autores Paul Rulkens e Robert Pozen:

1- CONCENTRAR-SE NO QUE É IMPORTANTE

Pessoas altamente produtivas estabelecem objetivos claros, com uma visão do que elas querem alcançar a longo prazo. Por isso, se concentram no que acham mais importante. Rulkens explica que 80% do que fazemos não é importante. É por isso que os produtivos focam sua atenção nos 20% restantes.

2- DIFERENCIAR O IMPORTANTE DO URGENTE

O importante e o urgente são coisas totalmente diferentes. O urgente vem marcado por alguém que espera uma resposta imediata. O problema está quando perdemos tempo lutando contra questões urgentes sem importância e perdemos os verdadeiros assuntos que temos que resolver.

3- PLANEJAR SEUS DIAS

Para conseguir que o dia seja extremamente produtivo é necessário ser muito meticuloso no planejamento das tarefas pendentes e no estabelecimento dos objetivos. Por exemplo, quando participamos de uma reunião, devemos ter muito claros os objetivos da mesma para ter certeza que o assunto tenha um bom resultado.

4- SABER ENCONTRAR O QUE PRECISA QUANDO PRECISA

Ter um sistema que permita encontrar os arquivos e informações necessárias exatamente no momento que precisa. A organização é fundamental para não perder tempo.

5- FIXAR ROTINAS

Pode parecer besteira, mas uma pessoa altamente produtiva fixa rotinas vinculadas a atividades normais, rotineiras, como planejar onde almoçar com antecedência. Desta maneira se evita perder tempo perguntando: onde mesmo vou comer?

6- APROVEITAR O TEMPO PERDIDO

Os 10 minutos de atraso em uma reunião são oportunidades que podem ser aproveitadas se tivermos claras e planejadas as tarefas do dia. Assim, Pozen garante que durante este “tempo perdido” podemos aproveitar para responder e-mails, fazer uma ligação telefônica e etc.

7- ASSISTIR AS REUNIÕES COM UM PROPÓSITO CLARO

As reuniões são um “mal necessário”, então se soubermos retirar proveito delas teremos bons resultados. As reuniões para serem produtivas devem conter: As pessoas certas, documentos claramente definidos, metas e objetivos explicados e próximos passos a seguir pós-reunião.

8- FAZER AS COISAS QUE NÃO QUEREMOS FAZER

Superar a procrastinação e fazer mesmo que não queiramos, pois existem coisas que são essenciais para o alto rendimento.

9- NÃO SER PERFECCIONISTA

O perfeccionismo não deixa a pessoa finalizar uma tarefa, já que ela nunca acha que está perfeito. Faça o seu melhor, já que o perfeccionismo nunca será alcançado.

10- DEIXAR BURACOS NOS HORÁRIOS

Quando os horários estão muito apertados, é possí- vel que algo se perca pelo caminho. Deixar espaços saudáveis entre reuniões e tarefas, por exemplo, é importante para que a produtividade não seja minada.

11- REALIZAR MÚLTIPLAS TAREFAS COM PRUDÊNCIA

A multitarefa é essencial para as pessoas produtivas, mas cuidado, pois elas precisam ser complementárias e não simultâ- neas, se não alguma coisa vai ficar defasada.

12- TRABALHAR ESTRATEGICAMENTE

Significa deixar de fazer aquelas atividades que não valem a pena. Delegar tarefas também ajuda a ter energia e concentração para as tarefas realmente importantes.

(Fonte: www.equiposytalento.com) “O alto desempenho começa com uma mentalidade que se traduz em coisas que você faz”, diz o autor do livro O Poder da Preeminência, Paul Rulkens.